Koordinointi

Lähteäkö koordinoimaan Horisontti 2020 -hanketta? Vastuita ja velvollisuuksia on enemmän kuin rivipartnerilla, mutta toisaalta koordinaattori pääsee hankkeessa kuljettajan paikalle. Tältä sivulta löytyy vinkkejä matkan varrelle!

Hyvä koordinaattori on täsmällinen ja pitää aikatauluista kiinni. Hän tuntee Horisontti 2020 -osallistumissäännöt ja on kokenut projektinvetäjä. Hänen tulisi ymmärtää kulttuurieroja ja osata neuvotella ja kommunikoida. 

Koordinaattori saa myös paljon apua kollegoiltaan. Rooli henkilöityy, mutta itse asiassa koordinointitehtävään sitoutuu organisaatio.

Koordinaattorilla on hankkeen aikana paljon tehtävää, mutta hyödyt ovat merkittävät: mahdollisuus vaikuttaa hankkeen sisältöön ja etenemiseen, hyvä yleisnäkemys omasta alasta sekä verkostoja ja tunnettuutta.

Jos omat natsat eivät vielä ihan riitä, kokemusta voi kerryttää ensin osallistumalla H2020-hankkeisiin ja vetämällä työpakettia.

Koordinaattorin vastuut

Avustussopimuksessa määritellään koordinaattorin vastuut, joita ei voi delegoida muille hankkeen osapuolille eikä teettää alihankintana:

  • Seurata projektin asianmukaista toteutusta
  • Toimii tiedonvälittäjänä konsortion ja komission välillä
  • Tarkistaa komission vaatimat dokumentit ennen niiden lähettämistä
  • Lähettää raportit
  • Huolehtia viivytyksittä avustusten jakamisesta saajille
  • Ilmoittaa komissiolle avustustenjaosta

  • H2020 Annotated Grant Agreement (Article 41)
Hakemuksen valmistelu

Koordinaattori vastaa hankevalmisteluiden etenemisestä aikataulussa. Valmisteluiden johtamisessa tulee huomioida ainakin seuraavia asioita:

  • Lue hakukuulutus huolella. Luota myös omaan ja konsortion jäsenten visioon: komissio hakee parhaita ja innovatiivisia ratkaisuja haasteisiin.
  • Tarkista, mitä projekteja on jo rahoitettu.
  • Panosta projektin kannalta parhaan kokoonpanon kokoamiseen. Konsortion osapuolten osaamisen tulee olla toisiaan täydentävää.
  • Horisontti-hakemuksissa menestyminen vaatii useimmiten akateemisen sektorin ja elinkeinoelämän yhteistyötä.
  • Sitouta hankkeen partnerit ja varmista salassapito jo alusta lähtien Memorandum of Understanding (MoU) tai Letter of Intent (LoI) -dokumentilla.
  • Jaa selkeät roolit ja vastuut hakemuksen kirjoittamiseen.
  • Hyödynnä oman organisaatiosi ja muiden konsortio-osapuolten sisäinen asiantuntemus budjetoinnissa, hakemuksen kirjoittamisessa ja sopimusvalmisteluissa.
  • Huomioi kulttuurierot (myös organisaatiokohtaiset) ja mahdolliset kilpailuasetelmat.
  • Avoin ja joustava keskustelukulttuuri rakentaa tärkeää luottamusta alusta lähtien.
  • Huolehdi aikataulusta ja varmista, että viimeistelyllekin jää aikaa.
  • Budjetin tulee perustua tehtävään työhön. Älä siis sorru tasa- tai prosenttiosuusjakoihin hankeosapuolten kesken.
  • Muistathan sisällyttää hakemukseen tulostenhyödyntämis- ja levittämissuunnitelman. Työ jatkuu projektin käynnistyttyä.
  • Konsortion sisäisestä hallinnosta, EU-avustusten jakamisesta, tausta- ja tulosaineistoihin liittyvistä yksityiskohdista, riitojen ratkaisuista sekä vastuista ja luottamuksellisuudesta on hyvä keskustella läpi hakemusvalmisteluiden. Edellä mainituista on joka tapauksessa sovittava kirjallisella konsortiosopimuksella hankkeen alkaessa.
  • Hakemuksen projektisuunnitelmasta tulee avustussopimuksen liite. Onhan suunnitelmanne realistinen?
  • Koordinaattori toimii jo hakemusvaiheessa yhteyshenkilönä komission suuntaan lähettäessään hakemuksen. Partnereiden tulee olla samaa mieltä hakemuksen sisällöstä ja koordinaattorilla täytyy olla kirjallinen lupa lähettää hakemus konsortion nimissä (esim. sähköposti riittää).

Hyödynnä myös valmistelurahoitusmahdollisuudet.

Hankehallinta

Yhteistyöhankkeiden johtaminen on pitkälti ihmisten johtamista. Horisontti-hankkeiden hallinta saa kuitenkin muodolliset raamit komission suunnasta. Tämä aikaan sidottu prosessi alkaa rahoitettavaksi valittujen hankkeiden osalta avustussopimuksen valmisteluvaiheessa; positiivisen arviointituloksen jälkeen komission ja konsortion on saatava kolmen kuukauden sisällä avustussopimus allekirjoitettua. Hanke voi kuitenkin tarvittaessa alkaa myöhemmin.

Avustussopimuksen valmisteluvaiheessa huomioitavaa:

  • Koordinaattori toimii yhteyshenkilönä komission Project Officerin suuntaan konsortion puolesta. Project Officeriin kannattaa luoda heti välittömät ja hyvät suhteet.
  • Hankehallinto toimii kokonaan sähköisesti. Koordinaattori lisää partnereille pääkäyttäjäoikeudet hankkeeseen (Participant Contact) komission sähköisessä osallistujaportaalissa ja neuvoo tarvittaessa portaalin käytössä. Oikeuksien ylläpito hankkeen aikana on jokaisen partnerin vastuulla hankkeen aikana (esim. työntekijän vaihtaessa työpaikkaa oikeudet poistetaan).
  • Hakemukseen eli hankkeen työsuunnitelmaan voi tehdä vain välttämättömimmät muutokset (mm. eettisen tai turvallisuusarvioinnin vaatimukset, osallistujan poistaminen konsortiosta (jos sovittu), selkeät virheet). Neuvottele näistä erikseen Project Officerin ja hankkeen osapuolten kanssa.
  • Hankkeen alkamis- ja raportointiajankohtia suunniteltaessa kannattaa huomioida mm. lomakaudet. Lomakausi ei tosin ole yksin perusteltu syy siirtää hankkeen aloituspäivää.
  • Konsortiosopimuksen tulisi olla allekirjoitettu ennen hankkeen alkamista. Komissio ei ole tämän sopimuksen osapuoli.

Hankkeen käynnistyttyä:

  • Koordinaattori jakaa komission ennakkomaksun muille osapuolille viipymättä ellei toisin ole sovittu konsortiosopimuksessa.
  • Hankkeen kustannukset ovat hyväksyttäviä vasta projektin käynnistyttyä. Huomioi tämä mm. kick-off -päivän suunnittelussa.
  • Hankkeen partnerit vastaavat yhdessä hankkeen teknisestä toteutuksesta. Ohjausryhmän ensimmäisessä kokouksessa on hyvä vahvistaa työpakettien vetäjät ja vastuut.
  • Kokouksia tarpeen mukaan ja tarvittavalla tavalla. Myös sähköpostipäätökset ovat mahdollisia.
  • Säännöllinen yhteydenpito konsortion kesken on osa riskienhallintaa.
  • Raportoinnin osalta koordinaattori toimii ns. laaduntarkistajana eli huolehtii, että kaikki vaaditut dokumentit on huolella laadittu.
  • Talousraportoinnin osalta koordinaattori ei kuitenkaan ota kantaa kustannusten hyväksyttävyyteen, vaan tilitettyjen kustannusten hyväksyttävyydestä vastaa aina ne tilittänyt osallistuja.
  • Raportointikäytänteitä on hyvä kerrata säännöllisesti ja sitoa työhön talousasioista vastaavat henkilöt osallistujaorganisaatioista.
  • Hyödynnä hankkeen sisäisissä raportoinnissa komission malleja ja käytäntöjä, uusia ei kannata välttämättä keksiä. Esim. talousraportoinnin osalta komissioon päin raportoidaan deliverable-tasolla, ei task-tasolla. 
  • Merkittävät muutokset hankkeen työsuunnitelmaan vaativat myös sopimusmuutosta. Sopimusmuutoksista ja -lisäyksistä on aina hyvä jutella etukäteen Project Officerin kanssa. Muistathan myös konsortiosopimuksen päivittämisen tarvittaessa.
  • Katselmuksiin (review meeting) on hyvä valmistautua huolellisesti. Tyypillisesti kokoukseen osallistuvat hankkeen keskeiset toimijat, joskus koko konsortio. Komission ehdottama asiantuntijalista kannattaa myös käydä läpi ja esittää siihen tarvittaessa muutoksia.
  • Hyödyntämis- ja levittämissuunnitelma tulee päivittää säännöllisesti hankkeen aikana.
  • Anna organisaatiosi/konsortiosi viestintäammattilaisten auttaa hankkeen viestinnässä ja miettikää myös suurta yleisöä. Hankkeen verkkosivut on myös syytä pitää ajan tasalla.
Mitä projektin jälkeen?

Ainakin näitä:

  • Loppuraportointi 60 päivän sisällä hankkeen päättymisestä
  • Tilintarkastus, mikäli yhden osallistujan komission rahoitusosuus hankkeen välittömille kustannuksille on  ≥ 325 000€
  • Komissio voi tehdä oman tarkastuksensa hankkeen keston aikana tai enintään 2 vuotta projektin loppumaksun maksamisen jälkeen
  • Julkaisut: Open Access kustannuksia saattaa syntyä vielä hankkeen päättymisen jälkeen
  • Dokumentit tulee arkistoida 5 vuotta projektin loppumaksusta (3 vuotta low-value grants)
  • Hyödyntämisvelvoite jatkuu 4 vuotta hankkeen päättymisestä
  • Salassapitovelvollisuudet jatkuvat niin kuin konsortion kesken on sovittu
  • Hankkeen verkkosivuja saatetaan ylläpitää
  • Osaamisen hyödyntäminen ja jakaminen, saavutuksista viestiminen
  • Kokemusten purku, mitä opittiin?
  • Verkostoituminen ja jatkoyhteistyö?
  • Samppanja ja kiitokset!